2005年7月27日（水） <第1208号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第3回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


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　　　　　　　　　　　　　　-　【03】本社から代理店に専門家の派遣を伝える　-
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相手のためであることを伝えて協力を呼びかけましょう。

まずは専門家を派遣することを、目的・人名・期間を入れて伝えましょう。

次に具体的な目的を箇条書きであげ、訪問中の協力を呼びかけましょう。

最後に返事を求めましょう。

＜本文＞

全世界の顧客への部品供給業務の継続的改善の一環として、重要な販売代理店における部品管理を援助・改善すべく、専門家派遣の準備を進めています。

これに伴い、本社スタッフの適任者田中博が2月21日から2月28日までの予定で貴社を訪問する準備を行っています。

下記は田中が滞在中に扱う予定の具体的諸問題点です。

○○部品在庫管理
　○年間発注計画
　○年間計画の月例調整

○○部品発注手順の見直し
　○注文の追跡情報

○○市場の特殊事情
　○模造部品
　○輸入規則および関税構造

田中滞在中はいつもながらの全面的な御支援、御協力をお願いいたします。

この件に関し貴社の御意向を早急に御返事下さるようお待ち申し上げております。


＜私見・所見＞
とかく本社からの監察的な出張訪問は煙たがられるものですが、相手のためになる派遣であるということをきちんと説明し、日程なども含めてまだ準備や計画の段階であるという弾力性を示すことで、一方的なおしつけがましさを避けています。

＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」

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